Alle functies van HCI GGZ op een rij

Algemeen

HCI GGZ Cliëntomgeving

Met de HCI GGZ Cliëntomgeving realiseert u veilige en effectieve communicatie met uw cliënten en krijgt u een eenvoudige opstap naar online behandelen (e-health) doordat de cliënt inzage in zijn dossier heeft en online feedback kan geven en krijgen.
Door de zelfwerkzaamheid van de cliënt kunt u de behandeling intensiever maken, meer doen in minder tijd, en dus in minder tijd de behandeldoelen halen. En moet er een afspraak gemaakt worden dan kunt u de klant vragen deze zelf te maken via de portal.

e-health koppelingen
Met geïntegreerde koppelingen naar e-health systemen krijgt u de beschikking over een groot aantal modules die u in kunt zetten om uw online-behandeling verder inhoud te geven. Het gaat om testen (ROM), educatie, oefeningen, dagboeken en complete modules rondom een bepaalde stoornis.
De functionaliteit wordt voor de cliënt geïntegreerd weergegeven in de cliënt portal – er is dus geen apart account of inlog nodig – en voor de hulpverlener in het dossier van de cliënt in HCI GGZ. Ook de hulpverlener hoeft dus niet extra in te loggen, maar kan direct vanuit het dossier van de cliënt nieuwe items klaarzetten.

Uitbreidingen
Nieuwe ontwikkelingen volgen we op de voet en wensen van klanten worden meegenomen in de productontwikkeling. Dit is inbegrepen in de prijs, net als de support en de hosting.
Onze werkwijze stelt u in staat uw wensen kenbaar te maken en te volgen. De geplande versies en hun status zijn direct in te zien door uw applicatiebeheerder. Meedenken wordt zeer op prijs gesteld.

Support inbegrepen
Het is onze taak om duidelijke en consistente software te maken. Dat is de reden dat we onze Customer Support zonder extra kosten aanbieden. Service is bij ons geen verdienmodel.

Veiligheid
Veiligheid staat voor ons op nummer één. HCI GGZ is NEN7510 gecertificeerd. Continu wordt de beschikbaarheid van de server gemonitord en wekelijks voeren we meerdere kwetsbaarheidsscans uit. Periodiek laten we ook een ethical hacker los op onze systeem om beveiliging te testen.

Hosting
Doordat HCI GGZ gehost wordt op zeer betrouwbare servers in gespecialiseerde datacenters in Nederland hoeft u zelf geen servers in huis te hebben of te beheren. Een internetverbinding en een apparaat waar een browser op draait zijn voldoende.

Voor zelfstandigen, praktijken en instellingen
Of u nu als zelfstandig psycholoog of psychiater werkt, in een praktijk of een grote instelling in de GGZ: veel collega’s zijn u voor gegaan in het gebruik. Als kleinere klant gebruikt u de standaardinrichting van het pakket die wij op basis van ervaring bij meer dan 400 klanten gemaakt hebben. Als grotere praktijk kunt u ondersteuning krijgen van onze applicatiebeheerders

Overstappen?
We hebben ruime ervaring in conversies van verschillende pakketten naar HCI GGZ en een groot aantal klanten begeleid tijdens de overstap.
Overstappen naar HCI GGZ betekent vrijwel altijd dat een aantal zaken in uw organisatie gestroomlijnd en vereenvoudigd gaan worden: Excelbestanden zijn niet meer nodig (we hebben validaties) en interne e-mails zijn overbodig (u gaat met ToDo’s werken). Met HCI GGZ worden veel van uw huidige registratieactiviteiten overbodig.
We bespreken graag uw specifieke situatie om een aanbieding op maat te maken.

Terug naar alle functies >

Agenda

De agenda is een centrale functie in HCI GGZ. Voor de hulpverlener een start van het dagelijkse gebruik, snel en overzichtelijk en met een enkele klik in het dossier van de client. Vanuit de agenda kunnen snel verslagen toegevoegd worden aan het dossier, ook voor groepen is dit geoptimaliseerd.
Voor het secretariaat is de agenda onmisbaar. Het tijdrovende zoeken in de agenda naar een gaatje voor een afspraak met meerdere hulpverleners is verleden tijd met de functie “Zoek beschikbare tijd”. Afspraken kunnen gedupliceerd worden, groepsafspraken zijn eenvoudig mogelijk en de beveiliging is gedetailleerd in te regelen.

Functies

De agenda kent een groot aantal functies:

  • Kopieer-, knip- en plak-functies
  • Slepen van afspraken
  • “Hoover” of klik voor meer informatie
  • Via werkpatronen snel zien wie waar werkt
  • Locaties
  • Kamerreservering
  • Controle volledigheid
  • Weergave productiviteit
  • Meerdere weergave-stijlen
  • Effectieve fiattering- en goedkeuringsopties
  • Kleurgebruik per type afspraak en locatie
  • Extra informatie via memo’s
  • Voorkeuren instelbaar per gebruikerstype en per individuele gebruiker
  • Bijzondere diensten (bijvoorbeeld een “crisisdienst”) opvallend en eenvoudig weergeven

Snel en flexibel
Met de standaard-inrichting van HCI GGZ kan direct begonnen worden. Aanpassen kan direct, maar ook later op basis van de ervaringen.
Voor veel functies geldt dat als u ze niet gebruikt u ze eenvoudig kunt verbergen. Overbodige velden invullen omdat het systeem dat eist, is er bij HCI GGZ niet.

Omdat de agenda intensief gebruikt wordt door alle klanten heeft dit veel aandacht, in nauwe samenwerking met de gebruikers worden nieuwe functionaliteit ontworpen, gerealiseerd en getest. Bij het ontwikkelen staat voorop dat de agenda snel moet zijn, elke wijziging of actie moet direct op het scherm getoond worden.

Mobiel en koppelbaar met andere agenda’s
Bij gebruik op een smartphone wordt de agenda-layout automatisch aangepast aan het gebruik voor de mobiele versie. De agendafeed is beschikbaar voor weergave in Outlook, Google Calendar, Apple Agenda, Thunderbird, e.d.

Dossier

HCI GGZ biedt een compleet elektronisch dossier voor elke client. Naast de gewone gegevens over een client – naam, adres, telefoon, e.d. – kunnen ook het gezinssysteem en relaties met derden (school, werk, buren) worden vastgelegd.

Alleen laten zien wat u gebruikt
Omdat elke organisatie anders is kunnen de onderdelen van het dossier worden verborgen als deze niet worden gebruikt. Maar heel weinig organisaties zullen alle onderdelen van het dossier-menu gebruiken. Een praktijk heeft daardoor geen last van een onderdeel “Zorgpaden” als deze niet gebruikt wordt. Ook de volgorde van de onderdelen kan naar eigen inzicht worden bepaald.

Inzicht
Niet alleen het dossier-menu, maar ook het voorblad van een client kan naar eigen inzicht worden ingedeeld. Het bestaat uit componenten die getoond worden afhankelijk van het gebruikerstype van de ingelogde gebruiker.
Voor een hulpverlener zijn nu eenmaal andere zaken belangrijk dan voor een secretaresse. Te kiezen componenten op het voorblad zijn algemene gegevens, een pasfoto, validaties, belangrijke informatie, checklisten en meer.

Automatische controles
HCI GGZ voert elke nacht uitgebreide controles uit op alle dossiers. Dit resulteert in “Validaties” die opgelost moeten worden. Deze kunnen naar eigen inzicht aan of uit worden gezet en van een prioriteit worden voorzien.
De meeste klanten werken naar volle tevredenheid met de standaardinrichtingen.
Ook het ophalen van de verzekeringsgegevens (voor cliënten vanaf 18 jaar) gebeurt ’s nachts, via de COV (Controle op Verzekeringsrecht). Dit kan uiteraard ook handmatig vanuit het dossier.

Validaties

Als u aan het werk bent wilt u vlot door kunnen gaan; het systeem mag geen hindernissen opwerpen die de voortgang van de zorg hinderen. Bijvoorbeeld bij het maken van een nieuw dossier hoeven nog niet alle cliëntgegevens bekend te zijn, bij het plannen van een afspraak met een client wilt u deze meteen in de agenda zetten, zonder waarschuwingen en signalen. Aan de andere kant wilt u soepel kunnen declareren en bij het afsluiten van een dossier er zeker van zijn dat het dossier ook compleet is.

HCI GGZ lost dit voor u op. Elke nacht wordt ieder dossier gecontroleerd door middel van zogenaamde “validaties”. Deze validaties zijn ontwikkeld op basis van de wet- en regelgeving en de jarenlange ervaring van gebruikers van HCI GGZ in de praktijk.

Gericht oplossen
HCI GGZ kent verschillende soorten validaties die afgestemd zijn op het type gebruiker en zijn specifieke takenpakket. Zo kan voor een hulpverlener de validatie “diagnose niet ingevuld na start behandeling” getoond worden, terwijl voor een medewerker secretariaat de melding “onjuist adres” kan verschijnen.

Validaties worden zowel getoond op het dashboard bij het starten van HCI GGZ, als ook op het voorblad van het dossier van een cliënt.

Managementinformatie
Vanzelfsprekend zijn er rapporten waarmee u zeer snel inzicht kunt krijgen in welke zaken het meest om aandacht vragen. Per afdeling of per hulpverlener is zo helder te zien waar het in orde is en waar een achterstand dreigt te ontstaan.

Flexibele inrichting
Van elke validatie kunt u de prioriteit bepalen en aangeven of u er gebruik van maakt of niet. Afhankelijk van hoe uw praktijk of instelling is georganiseerd zet u bepaalde validaties aan of juist uit. Ook hier geldt dat de standaard-inrichting van HCI GGZ vrijwel altijd voldoet, zeker om een snelle start te kunnen maken.

Ook kennen validaties functies: zij kunnen het fiatteren van de agenda, het declareren van een prestatie of het sluiten van een dossier verhinderen. Het oplossen van validaties voorkomt problemen in een latere fase van het proces zonder dat het de voortgang van het zorgproces zelf hindert.

Declareren

HCI GGZ gaat uitstekend om met meerdere financieringsstromen. De regels hieromtrent zijn veelal complex en aan verandering onderhevig. Elk jaar besteden we een aanzienlijk deel van onze programmeercapaciteit aan het aanpassen van de software aan de nieuwe regels.

Wij werken daarmee nauw samen met andere ketenpartners en zijn trouwe bezoekers van de bijeenkomsten van bijvoorbeeld de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), VECOZO, Vektis en GGZ Nederland.

Zorg wordt gedeclareerd bij VECOZO via EI-berichten (“EI” staat voor “externe integratie”). Vektis is de instantie die de definities van het berichtenverkeer maakt en onderhoudt, VECOZO is het declaratie-portaal van de gezamenlijke verzekeraars èn voor de gemeenten.

Volwassenen & zorgverzekeraars
De EI-berichten voor het zorgprestatiemodel worden via de geldende declaratiestandaarden gemaakt zoals deze door Vektis worden vastgesteld en door VECOZO gebruikt.

Jeugd & gemeenten
Voor de Jeugdzorg volgt HCI GGZ het gehele iJW-berichtenverkeer en ook de declaraties. Er zijn grote verschillen in contractvorm tussen de jeugdzorgregio’s. Met HCI GGZ kunt u uw afspraken met de gemeenten in uw regio’s gedetailleerd vastleggen, de juiste berichten op tijd verzenden en vervolgens uw declaratie correct indienen.

WMO
Ook de berichten in het kader van de WMO worden door HCI GGZ ondersteund.

FZ 
We bieden sinds een aantal jaar ook de mogelijkheid om Forensische Zorg te registreren, valideren en declareren volgens het zorgprestatiemodel.

POH 
HCI GGZ is perfect ingericht om declaraties rondom POH gemakkelijk in te dienen

Overige declaraties
Alle prestaties die u in HCI GGZ registreert kunnen ook direct aan de client in rekening worden gebracht, conform de richtlijnen die hieraan door de zorgverzekeraars worden gesteld.

Naar eigen inzicht kunt u HCI GGZ ook zo uitbreiden dat u een grote variëteit aan klanten kan bedienen. Voorbeelden uit de praktijk zijn: werkgevers, scholen, uitkeringsinstanties en projectorganisaties.

Export naar boekhouding

HCI GGZ is het “productie”-systeem van de verleende zorg, maar vervangt niet de hele financiële administratie van uw organisatie. Declaraties met de hierop ontvangen retourberichten worden vanuit HCI GGZ probleemloos geëxporteerd naar verschillende boekhoudpakketten.

Ontvangsten registreren
Ook de ontvangstdatum van de betaling en een omschrijving kan in HCI GGZ worden vastgelegd. 

Ondersteunde pakketten
Via de koppeling met Databrydge/WeFact zijn we in staat naar de meest gangbare boekhoudsystemen een koppeling op maat aan te bieden. We ondersteunen ook de exportbestanden van Exact, Exact Online, BrancheView, Muis en Bomas. Veel moderne boekhoudpakketten stellen u in staat zelf aan te geven hoe het te importeren bestand er uit ziet. Dat past dan keurig met de standaard-export van HCI GGZ naar een CSV-bestand.

Dataswitch / WeFact
Een koppeling kan complex worden en vereist kennis van het zorgsysteem èn van de boekhouding. In samenwerking met Zorgfinancials, een organisatie hierin gespecialiseerd, hebben we de universele koppeling via Dataswitch en WeFact gerealiseerd. Zij kunnen u ook van dienst zijn bij de verdere inrichting van en het gebruik van de koppeling.

Afspraakherinneringen

Uw cliënten tijdig een herinnering voor een afspraak sturen is een effectieve manier om no-show te verminderen.

Sms en e-mail
HCI GGZ kent uitgebreide opties om zelf de tekst en timing van herinneringsberichten in te stellen, die vervolgens automatisch per sms of e-mail verzonden worden.

No-show factuur
U kunt een no-show factuur direct vanuit HCI GGZ factureren.

Todo’s en checklist

E-mails versturen naar collega’s over clienten is met HCI GGZ verleden tijd. We hebben hiervoor de ToDo ontwikkeld: een actie die je voor jezelf of voor een collega uitzet om een bepaalde actie uit te voeren.

Inzicht en overzicht
Een component met ToDo per hulpverlener komt terug op het dashboard van HCI GGZ maar ook de ToDo’s per client zijn op het voorblad van een dossier in één oogopslag te zien.

Uiteraard zijn er uitgebreide rapportage- en filtermogelijkheden om te controleren per afdeling of medewerker hoeveel ToDo’s er nog open staan en waar een eventuele achterstand dreigt te ontstaan.

… en nog veel meer
De ToDo is veel meer dan enkel de vervanging van e-mail over cliënten, het is onder meer een bouwsteen van een checklist waarmee u direct in staat bent de voortgang in een dossier te zien.

Groepen

Het werken met groepen wordt door HCI GGZ uitgebreid ondersteund. Het is heel eenvoudig om een “groepsafspraak” te maken, daarvoor hoeft niets ingericht te worden, het is een afspraak waar meerdere cliënten bij aanwezig zijn. Het is binnen HCI GGZ mogelijk om verblijfs- en aanwezigheidsregistratie te verwerken én te declareren.

Maar een groep kan ook uitgebreider zijn, een doorlopende groep voor depressiebehandeling bijvoorbeeld. Het is mogelijk zowel cliënten als hulpverleners gedurende een periode aan een groep te laten deelnemen.

Gemak voor de hulpverlener
De groepsfunctionaliteit is in nauwe samenwerking met hulpverleners ontwikkeld. Wat is belangrijk, wat wil ik wanneer kunnen zien en hoe wordt het maken van een verslag zo eenvoudig mogelijk gemaakt? HCI GGZ is er voor de hulpverlener.

De hulpverlener heeft snel een totaaloverzicht van de groep waarmee hij een afspraak heeft: wie neemt deel, hoe ver zijn ze? En bij het maken van een verslag van een groepssessie worden ook de dossiers van de individuele cliënten bijgewerkt met precies die informatie die voor de client van toepassing is.

Verblijf

Het is binnen HCI GGZ mogelijk om verblijfs- en aanwezigheidsregistratie te verwerken én te declareren.

Rapportage en statistiek

HCI GGZ kent uitgebreide rapportagemogelijkheden

Outputmogelijkheden
Alle rapporten kunnen standaard afgebeeld worden op het scherm, geprint naar een bestand of direct geopend worden in bijvoorbeeld Word of Excel.

Zoeken en sorteren
Bij het generen van rapporten worden zoekfilters gebruikt waarbij op alle relevante velden gezocht kan worden met geavanceerde filtermogelijkheden. Ook de sortering is door de gebruiker zelf eenvoudig aan te geven.

Snel
Een van de fijnste voordelen van HCI GGZ die gebruikers vaak noemen is de snelheid. Alle schermen worden direct ververst en de wachttijd is vaak minder dan een seconde. 

Rapport op maat
Mochten de bestaande rapportage- en selectiemogelijkheden niet voldoen, dan is er de mogelijkheid zelf rapporten te bouwen.

Aan organisaties die de database willen benaderen met hun eigen rapportagetool bieden we op verzoek deze mogelijkheid. Ten behoeve van datawarehouses en andere management informatiesystemen is het ook mogelijk de beschikking over de complete database te krijgen. 

Gebruikerstypen

HCI GGZ wordt compleet gebruiksklaar geleverd met een aantal gebruikerstypen, maar u kunt zelf varianten hierop maken. Enkele veelvoorkomende varianten worden standaard meegeleverd.

Zien wat nodig is
Per gebruikerstype stelt u in welke onderdelen van HCI GGZ beschikbaar zijn. Elke gebruikerstype heeft bovendien een eigen dashboard.

Passend bij uw organisatie
Een type kan eenvoudig uitgebreid worden, bijvoorbeeld van “secretaresse” naar “secretaresse financieel” als ook het berichtenverkeer of de declaraties door een (of meer) secretaresse wordt gedaan. 

Individueel
Elke individuele gebruiker van HCI GGZ heeft de mogelijkheid om aanpassingen in de interface aan te brengen. Zo kunnen kleur, stijl en de volgorde van de componenten op de dashboards naar eigen voorkeur aangepast worden.

Veilig online

HCI GGZ maakt uiteraard gebruik van beveiligde en versleutelde verbindingen. Uw praktijk of instelling krijgt een eigen HCI GGZ database en u bepaalt zelf wie toegang krijgt door middel van gebruikersaccounts. Een gebruikersaccount is strikt persoonlijk, via een gebruikersnaam en wachtwoord krijgt een gebruiker toegang tot de gegevens en onderdelen van HCI GGZ die horen bij het Gebruikerstype van die gebruiker.

Two-factor authenticatie
Om uw account nog beter te beveiligen wordt bij het inloggen gebruik gemaakt van een zogenaamde “tweede factor”. Dit kan een code per SMS zijn of een code die gegenereerd wordt met een “Authenticator”-app op een smartphone, bijvoorbeeld met Google Authenticator. Ook een hardwaresleutel als de Yubikey wordt door HCI GGZ ondersteund als tweede factor.

Alleen de eigen kantoorlocaties
Het is mogelijk extra beveiliging te creëren door in te stellen dat alleen vanaf bekende IP-adressen kan worden ingelogd. Dit kan de organisatie zelf instellen en beheren. Hiermee kunt u bereiken dat alleen van bepaalde kantoorlocaties gebruik kan worden gemaakt van HCI GGZ en aanvullend toestaan dat sommige medewerkers vanuit huis of een andere locatie kunnen inloggen.

Waar “staat” HCI GGZ?
De database en de website bevinden zich op een voor ons bekende server in een gerenommeerd datacenter in Nederland. Productie- en backupomgevingen staan op twee verschillende fysieke locaties.

Wordt een backup van mijn gegevens gemaakt?
Iedere nacht wordt er een volledige back-up gemaakt en vanaf 07:00 uur ’s morgens wordt er ieder uur een back-up gemaakt van de mutaties. 

We doen veel meer!
Continu wordt de beschikbaarheid van HCI GGZ bewaakt door middel van zogenaamde monitoring-software vanaf verschillende locaties. Mocht er een storing zijn dan weten we dat vrijwel direct.

Wekelijks worden al onze servers door twee aparte programma’s gecontroleerd op kwetsbaarheden (vulnerability scans).

Wij zijn NEN7510 gecertificeerd. In ons beheersingsproces is opgenomen dat we periodiek onze servers laten onderzoeken door een zogenaamde “ethical hacker”.