Die Übertragung einer EHR ist vergleichbar mit dem Umzug in ein neues Zuhause. Die Wahl eines neuen Standortes wird sorgfältig getroffen, um allen Wünschen gerecht zu werden, und dennoch ist es eine spannende Aussicht, dort zu leben. Der Umzug selbst kann als gewaltige Aufgabe angesehen werden, vor der die Leute oft Angst haben. Es handelt sich um eine unausweichliche Aufgabe, die viele Aspekte umfasst. Dennoch ist es ein wesentlicher Schritt, um die gewünschte neue Situation zu erreichen.
Wanneer u Umstellung auf eine neue elektronische Patientenakte, Außerdem müssen die Daten vom alten in das neue System „verschoben“ werden. Es gibt mehrere Methoden, um diesen Übergang zu erreichen.
In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die verschiedenen Methoden zur Migration vom alten zum neuen System und erläutern die Vor- und Nachteile der einzelnen Methoden. Anhand dieser Informationen kann jede Organisation den für ihre jeweilige Situation am besten geeigneten Ansatz wählen.
Parallele Nutzung
Eine Möglichkeit besteht darin, zwei verschiedene Systeme gleichzeitig zu nutzen. Sie arbeiten so lange mit dem alten System weiter, bis alle bestehenden Dateien abgeschlossen sind, während neue Kunden in HCI erfasst werden.
Allerdings wird diese Methode nicht empfohlen. Nachfolgend sind einige der größten Nachteile aufgeführt:
- Kostenverdoppelung: Das Schließen aller Altakten kann sehr lange dauern.
- Mitarbeiter müssen mit zwei Systemen gleichzeitig arbeiten.
- Die Planungen und Agenden verteilen sich auf zwei Systeme.
- Eine gleichzeitige Abgabe von Erklärungen aus beiden Systemen ist oft nicht möglich.
- Es besteht eine langfristige Aufbewahrungspflicht, die seit dem Jahr 2020 auf zwanzig Jahre festgelegt ist.
Aus diesen Gründen ist dieser Ansatz weniger geeignet.
Manuelle Übertragung
Eine alternative Methode ist die manuelle Übertragung aktiver Dateien in HCI. Dieser Prozess kann organisiert werden, indem wöchentlich Kunden mit Terminen der kommenden Woche in HCI eingetragen werden. Während dieser Übertragung werden die Daten jeder Datei vom alten ins neue System übertragen. Nach einigen Wochen oder Monaten verbleiben nur noch die inaktiven Dateien im alten System. Diese werden exportiert und gespeichert, anschließend kann das alte System geschlossen werden.
Dieser Ansatz bietet den Vorteil, dass Sie die Migration vollständig steuern können, mit relativ geringen Kosten und ohne Abhängigkeit von externen Anbietern. Zudem bietet er eine gute Möglichkeit, sich schrittweise mit HCI vertraut zu machen. Ein wesentlicher Nachteil ist jedoch der hohe Zeitaufwand. Auch die Archivierung der alten Dateien erfordert Aufmerksamkeit; diese können etappenweise in das neue System übertragen werden. Die benötigte Vorlaufzeit für die vollständige Übertragung lässt sich anhand der Dateianzahl berechnen. Aufgrund des hohen Aufwands und der langen Bearbeitungszeit ist diese Methode für größere Organisationen weniger geeignet.
Automatisierte Konvertierung
Die automatisierte Konvertierung umfasst den Export aller Daten aus dem alten System und deren anschließenden Import in HCI. Obwohl dieser Prozess einfach erscheint, ist er in der Realität komplexer. Da es kein einheitliches Exportformat für elektronische Patientenakten (EHRs) gibt, verwendet jedes System seine eigene Methode zur Datenspeicherung und -dokumentation. HCI muss daher das Format, in dem die Daten vorliegen, und deren Bedeutung genau verstehen.
Für den Datenimport in HCI muss ein spezielles Programm entwickelt werden. Die Methoden zur Datenübermittlung variieren erheblich. Während diese technischen Details primär für die Anbieter relevant sind, folgt der Datenübermittlung ein standardisierter Prozess.
Die von den verschiedenen Anbietern verwendeten Konvertierungsskripte sind im Allgemeinen so programmiert, dass sie mehrmals ausgeführt werden können und kontinuierlich verbessert werden, bis das Endergebnis zufriedenstellend ist. Wir verfügen mittlerweile über umfangreiche Erfahrung im Datenimport der größten und bekanntesten EHR-Anbieter in den Niederlanden.
Mehrere Datenlieferungen
Für eine erfolgreiche automatisierte Konvertierung sind mindestens zwei Datenlieferungen erforderlich. Die erste Lieferung dient der Entwicklung und dem Test des Konvertierungsprogramms. Dieses Programm konvertiert die Daten aus dem alten System in ein für die Mensch-Computer-Interaktion (HCI) geeignetes Format.
Die zweite Lieferung erfolgt, sobald HCI tatsächlich in Betrieb genommen wird. Sollte zwischen diesen beiden Lieferungen ein längerer Zeitraum liegen, kann es erforderlich sein, kurz vor der endgültigen Umstellung eine zusätzliche Lieferung zu organisieren. Dies dient der Überprüfung, ob es Änderungen in der Liefermethode gibt, die den Konvertierungsprozess beeinträchtigen könnten. HCI bietet Ihnen während des gesamten Prozesses umfassende Unterstützung und begleitet Sie als Neukunde Schritt für Schritt.
Nach der ersten Lieferung wird ein Konvertierungsskript entwickelt, das manchmal auf Skripten aus früheren ähnlichen Projekten basiert. Dieses Skript wird dann mit den bereitgestellten Daten getestet. Sobald wir die Tests abgeschlossen haben und die Ergebnisse zufriedenstellend sind, werden sie Ihnen präsentiert. Anschließend liegt es an Ihnen, die Ergebnisse selbst zu testen. Dabei legen wir großen Wert darauf, Ihnen klare Anweisungen zu geben. Diese Anweisungen erklären, was während Ihres Testvorgangs erwartet wird. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob alles ordnungsgemäß funktioniert und Ihren Anforderungen entspricht.
Vollständigkeit der Konvertierung
Nicht immer ist klar, ob eine vollständige Konvertierung aller Daten überhaupt durchführbar ist. Während Dateidaten in der Regel erfolgreich übertragen werden können, ist dies bei Finanzdaten nicht immer der Fall. Konkrete Beispiele sind GZ321-Erklärungen und die zugehörigen Rückmeldungen, die über VECOZO gesendet werden, oder Nachrichten im Zusammenhang mit dem Jugendgesetz und der WMO. Diese können komplexer zu migrieren sein. Komplex heißt dabei sicher nicht unmöglich, wir denken gerne mit.
Für jeden Datentyp muss separat geprüft werden, ob die Dateien noch verfügbar sind, wie weit sie zurückreichen und ob die Daten innerhalb von HCI gelesen und verarbeitet werden können. Es ist außerdem wichtig, den Nutzen der Datenübertragung und den damit verbundenen Aufwand abzuwägen.
Um zu bestimmen, ob die Vorteile der Übertragung der einzelnen Datentypen den für den Konvertierungsprozess erforderlichen Zeit- und Ressourcenaufwand überwiegen, ist eine gründliche Bewertung erforderlich. Diese Überlegung ist wichtig für die Ermittlung der Machbarkeit und des Umfangs der automatisierten Konvertierung.
Was soll getestet werden?
Um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt vom alten ins neue System übernommen werden, können Sie verschiedene Testmethoden nutzen. Hier einige Vorschläge, ähnlich wie beim Überprüfen von Umzugskartons beim Umzug:
- Zahlen: Überprüfen Sie die Zahlen verschiedener Elemente, beispielsweise die Anzahl der Akten einer Abteilung, die Anzahl der Klienten pro Leistungserbringer und die Anzahl der Termine.
- Details: Prüfen Sie im Detail, ob alle Angaben zu einem bestimmten Klienten in der alten Akte mit denen in der neuen Akte übereinstimmen. Prüfen Sie beispielsweise, ob die Zeiterfassung eines ZPM oder Jugendprogramms richtig übernommen wurde. Vergleichen Sie in der Agenda auch die Termine einer Woche, ob diese alle richtig eingetragen wurden.
- Vergleich: Bedenken Sie, dass die Mensch-Computer-Interaktion (HCI) nicht dieselben Vergleichsmöglichkeiten für die beiden Systeme bietet wie Sie. Kommunizieren Sie daher alle Unterschiede klar und geben Sie, wenn möglich, Lösungsansätze an.
- Feedback: Teilen Sie uns die Ergebnisse Ihrer Tests mit. Erwarten und akzeptieren Sie, dass es wahrscheinlich Unterschiede zwischen den Systemen geben wird, stellen Sie jedoch sicher, dass diese Unterschiede erklärt und behoben werden können, um die Konvertierung zu verbessern.
Durch die Durchführung dieser Tests und die Weitergabe der Ergebnisse können Sie etwaige Probleme vor der HCI-Implementierung erkennen und beheben. Dies gewährleistet einen reibungslosen Übergang und minimiert das Risiko von Datenfehlern.
Während die Daten aus dem alten System exportiert werden, haben Sie ausschließlich Zugriff auf dieses. Da keine weiteren Änderungen vorgenommen werden, ist es wichtig, diesen Zeitraum so kurz wie möglich zu halten. Der Übergang kann außerhalb der regulären Geschäftszeiten, beispielsweise abends oder am Wochenende, erfolgen, um die Arbeitsabläufe so wenig wie möglich zu beeinträchtigen.
Es ist nahezu unvermeidlich, dass das System während dieser Übergangsphase zeitweise während der Arbeitszeit nicht verfügbar sein wird. Daher ist es ratsam, sich darauf vorzubereiten. Stellen Sie sicher, dass Kalenderausdrucke bereitliegen und geben Sie den Mitarbeitern Anweisungen, wie sie Informationen vorübergehend speichern können. Beispielsweise können sie Berichte vorübergehend in einem Textverarbeitungsprogramm speichern, um sie später in HCI einzugeben.
Mit diesen Vorbereitungen minimieren Sie die Auswirkungen der Übergangszeit auf den täglichen Betriebsablauf und sorgen dafür, dass möglichst wenig Arbeitszeit verloren geht.
Gehen / Nicht gehen
Nach Abschluss der Umstellung muss irgendwann entschieden werden, ob die Umstellung erfolgreich war und das System in Betrieb genommen werden kann. Es muss eine „Go/No Go“-Entscheidung getroffen werden. Dazu erarbeiten Sie in Absprache ein Verfahren, das aus mehreren Basistests bestehen kann, die Sie selbst durchführen. Erst nach einem „Go“ erhalten Nutzer Zugriff auf das System.
Nachsorge
Was passiert, wenn nach der Implementierung von HCI bei der Umstellung etwas schiefgeht? Das ist sicherlich nicht beabsichtigt, kann aber vorkommen. Je nach Schweregrad, Art und Häufigkeit des Problems kann eine Lösung gewählt werden:
- eine manuelle Korrektur;
- von einer Korrektur absehen;
- Schreiben Sie ein Programm, das den Fehler automatisch korrigiert.
Wenn der Testvorgang ordnungsgemäß durchgeführt wird, kann eine Wiederholung der gesamten Konvertierung vermieden werden. Solche Überraschungen lassen sich vermeiden.
Teilweise Konvertierung
Eine Alternative zur automatisierten Konvertierung ist eine Teilkonvertierung. Beispielsweise werden lediglich die Mandantendaten eingelesen, während die übrigen Daten manuell eingegeben werden. Dies kann eine sehr kostengünstige Methode sein. Darüber hinaus ist die Erweiterung um den Import weiterer Daten, wie etwa Berichtstexte oder Termine möglich. Manche Systeme bieten hierfür ein Standard-Importverfahren an, welches der Kunde selbst nutzen kann. Es muss jedoch beachtet werden, dass dieser Ansatz ein hohes Maß an Genauigkeit, Kenntnisse des alten und des neuen Systems sowie allgemeine Computerkenntnisse erfordert und daher möglicherweise auch mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Testen ist kostenloses Training
Das Testen einer Konvertierung kann teilweise als Schulung oder zumindest als Einführung in die Mensch-Computer-Interaktion (HCI) betrachtet werden. Um diesen Vorteil zu nutzen, sollten Sie dies bei der Personaleinsatzplanung für das Testen berücksichtigen. Man kann nie genug testen.
Umstellungsplan
Im Rahmen dieses Artikels kann weder festgelegt werden, welches die beste Vorgehensweise bei einer Konvertierung ist, noch welchen Inhalt ein standardmäßiger Konvertierungsplan haben sollte. Gerne unterstützen wir Sie jedoch bei der Erstellung eines Umstellungsplans, in dem Vorgehen, Vereinbarungen und der Stufenplan mit Zeitplan festgehalten werden.
Die Mitarbeit Ihres alten Lieferanten ist notwendig
Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, ist die Mitarbeit Ihres alten Anbieters unabdingbar. Sorgen Sie für eine zeitnahe Kommunikation. Auch wenn es für Ihren alten Lieferanten schwierig sein kann, einen Kunden zu verlieren, ist letztendlich seine Kooperation erforderlich. Auf ihre professionelle Einstellung können Sie sich verlassen. Denken Sie daran, dass es Ihre Daten sind und Sie ein Recht darauf haben. Der Lieferant ist hierzu verpflichtet (und kann hierfür ggf. eine angemessene Gebühr erheben).
Nehmen Sie sich Zeit
Die Bedeutung von Selbsttests kann nicht genug betont werden. Sie kennen Ihre eigene Organisation und Ihre Kunden am besten. Vergleichen Sie die Vollständigkeit der Akten im alten und neuen System, indem Sie Zufallsstichproben bei unterschiedlichen Kliententypen und Leistungserbringern durchführen. Bitten Sie auch die Pflegekräfte selbst, einige Dateien mit der Aufgabe „Finden Sie alles?“ zu überprüfen.
Ein Ansprechpartner
Viele größere Organisationen nutzen für die Implementierung einer neuen EHR einen externen Supervisor. Es wird häufig auch zur Steuerung des Konvertierungsprozesses verwendet. Stellen Sie sicher, dass klar vereinbart ist, wer in Ihrer Organisation der primäre Ansprechpartner für uns ist. Hierfür sollte eine Person verantwortlich sein, die den Einsatz der internen Mitarbeiter im Umstellungsprozess intern koordiniert. Hierbei geht es vor allem um die zeitnahe Durchführung der Tests und die Meldung der Ergebnisse an uns.
Einrichten ist nicht dasselbe wie Konvertieren
Während der Umstellung wird das neue System oft parallel eingerichtet. Dies beinhaltet die Anpassung von HCI an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, insbesondere durch die Erstellung von Formularen, Briefvorlagen und Standardtexten. Idealerweise sollte die Einrichtung vor der Systemeinführung abgeschlossen sein, damit Sie HCI Ihren Nutzern vorstellen und die notwendigen Schulungen durchführen können.
Fazit
Die Vorgehensweise bei der Migration auf ein neues System hängt von der Größe Ihres Unternehmens und Ihrer Daten ab. Eine gute Abstimmung mit Ihrem bisherigen Anbieter und HCI ist unerlässlich. Auch wenn es zunächst eine Herausforderung erscheinen mag, ist es gleichzeitig eine spannende Zeit, sich auf die neuen Möglichkeiten zu freuen. Um es mit einem Umzugsbild zu verdeutlichen: Sobald Sie in Ihrem neuen Zuhause sind, können Sie es richtig genießen und haben Ihr Ziel erreicht. Wenn Sie Fragen haben oder Ihre Situation besprechen möchten, füllen Sie bitte das Kontaktformular auf dieser Website aus. Wir melden uns umgehend bei Ihnen. Wir haben bereits Hunderte von Migrationen mit HCI erfolgreich abgeschlossen und dabei stets zufriedene Kunden und HCI-Nutzer gewonnen.