Overstappen op een nieuw EPD

Het overzetten van een EPD is vergelijkbaar met het verhuizen naar een nieuwe woning. De keuze voor een nieuwe locatie wordt zorgvuldig gemaakt om aan alle wensen te voldoen, en toch is het een spannend vooruitzicht om er te gaan wonen. Zo kan de verhuizing zelf worden gezien als een zware taak, waar men vaak tegenop ziet. Het is een onvermijdelijke taak waarbij veel komt kijken. Desondanks is het een essentiële stap om tot de gewenste nieuwe situatie te komen.

Wanneer u overstapt naar een nieuw EPD, dienen de gegevens ook ‘verhuisd’ te worden van het oude naar het nieuwe systeem. Er bestaan diverse methoden om deze overgang te realiseren.

In dit artikel bieden we een overzicht van de verschillende methoden om van het oude naar het nieuwe systeem over te gaan, inclusief de voor- en nadelen van elke methode. Aan de hand van deze informatie kan elke organisatie de meest geschikte aanpak voor hun specifieke situatie kiezen.

Parallel gebruik

Een optie is om gelijktijdig twee verschillende systemen te gebruiken. U blijft werken met het oude systeem totdat alle bestaande dossiers zijn afgerond, terwijl nieuwe cliënten worden ingevoerd in HCI GGZ.

Deze methode wordt echter niet aanbevolen. Hieronder volgen enkele belangrijke nadelen:

  • Verdubbeling van kosten: Het kan lang duren voordat alle oude dossiers zijn afgesloten.
  • Medewerkers moeten tegelijkertijd met twee systemen werken.
  • De planning en agenda’s zijn verspreid over twee systemen.
  • Het is vaak niet mogelijk om vanuit beide systemen tegelijkertijd declaraties te doen.
  • U behoudt een langdurige bewaarplicht, die sinds 2020 is vastgesteld op twintig jaar.

Deze redenen maken deze aanpak minder geschikt.

Handmatige Overdracht

Een alternatieve methode is het handmatig overzetten van actieve dossiers naar HCI GGZ. Dit proces kan georganiseerd worden door wekelijks de cliënten die de komende week een afspraak hebben, HCI GGZ in te voeren. Hierbij worden tijdens deze overgang de gegevens van elk dossier van het oude naar het nieuwe systeem overgebracht. Na enkele weken of maanden blijven in het oude systeem uitsluitend de niet-actieve dossiers over. Deze worden geëxporteerd en opgeslagen, waarna het oude systeem gesloten kan worden.

Deze aanpak heeft als voordeel dat u de volledige controle behoudt over het migratieproces, met relatief lage kosten en zonder afhankelijkheid van externe leveranciers. Bovendien biedt het een goede gelegenheid om geleidelijk vertrouwd te raken met HCI GGZ. Een belangrijk nadeel is echter dat het veel tijd van de organisatie vergt. Ook het archiveren van de oude dossiers vereist aandacht; deze kunnen stapsgewijs naar het nieuwe systeem worden overgebracht. De benodigde doorlooptijd voor de volledige overdracht kan worden berekend aan de hand van het aantal dossiers. Deze methode is minder geschikt voor grotere organisaties, vanwege de intensieve inspanning en tijd die het vereist.

Geautomatiseerde conversie

Bij geautomatiseerde conversie worden alle gegevens uit het oude systeem geëxporteerd en vervolgens HCI GGZ geïmporteerd. Hoewel dit proces eenvoudig lijkt, is de realiteit complexer. Omdat er geen uniform exportformaat voor EPD’s bestaat, heeft elk systeem zijn eigen methode voor gegevensopslag en documentatie. HCI GGZ moet precies begrijpen in welk formaat de data aangeleverd worden en de betekenis van deze gegevens.

Voor het inlezen van de data in HCI GGZ moet een specifiek programma worden ontwikkeld. De methoden van data-aanlevering variëren aanzienlijk. Hoewel deze technische details voornamelijk een zorg zijn voor de leveranciers, volgt na de aanlevering van de data een gestandaardiseerd proces.

De conversiescripts die worden gebruikt bij de verschillende leveranciers, zijn over het algemeen zo geprogrammeerd dat ze meerdere keren kunnen worden uitgevoerd, met continue verbeteringen tot het eindresultaat naar tevredenheid is. Inmiddels hebben we veel ervaring met het importeren van data van de grootste en bekendste EPD leveranciers binnen Nederland.

Meervoudige Data-aanleveringen

Voor een succesvolle geautomatiseerde conversie zijn minstens twee data-aanleveringen noodzakelijk. De eerste aanlevering is bedoeld om het conversieprogramma te ontwikkelen en te testen. Dit programma zet de gegevens van het oude systeem om naar een formaat dat bruikbaar is voor HCI GGZ.

De tweede aanlevering vindt plaats op het moment dat HCI GGZ daadwerkelijk in gebruik wordt genomen. Als er een aanzienlijke tijd zit tussen deze twee aanleveringen, kan het nodig zijn om vlak voor de definitieve overgang nog een extra aanlevering te organiseren. Dit dient om te verifiëren dat er geen wijzigingen zijn in de manier van aanleveren die impact kunnen hebben op het conversieproces. HCI GGZ biedt een volledige ondersteuning in dit proces, we zullen u als nieuwe klant stap voor stap meenemen.

Na de eerste aanlevering wordt een conversiescript ontwikkeld, soms gebaseerd op scripts van eerdere vergelijkbare projecten. Dit script wordt vervolgens getest met de aangeleverde gegevens. Wanneer we de tests hebben afgerond en de resultaten bevredigend zijn, worden deze aan u gepresenteerd. Het is dan aan u om deze resultaten zelf te testen, waarbij we het van essentieel belang vinden dat we u van duidelijke instructies voorzien. Deze instructies leggen uit wat er verwacht wordt tijdens uw testproces, op deze manier kunt u verifiëren of alles naar behoren functioneert en aan uw eisen voldoet.

Volledigheid van Conversie

Het is niet altijd zeker of een volledige conversie van alle gegevens haalbaar is. Hoewel dossiergegevens over het algemeen succesvol overgezet kunnen worden, geldt dit niet altijd voor financiële data. Specifieke voorbeelden zijn GZ321 declaraties en de bijbehorende retourberichten die via VECOZO verstuurd zijn, of berichten gerelateerd aan de Jeugdwet en WMO, deze kunnen complexer zijn om te migreren. Complex betekend echter zeker niet onmogelijk, we denken graag met u mee.

Voor elk type gegeven moet apart onderzocht worden of de bestanden nog beschikbaar zijn, hoe ver terug ze gaan, en of de gegevens binnen HCI GGZ te lezen en te verwerken zijn. Belangrijk is ook te overwegen wat het nut is van het overzetten van deze gegevens en of de benodigde inspanning gerechtvaardigd is.

Een grondige evaluatie is noodzakelijk om te bepalen of de voordelen van het overbrengen van elk type data opwegen tegen de tijd en middelen die nodig zijn voor het conversieproces. Deze afweging is belangrijk voor het bepalen van de haalbaarheid en de reikwijdte van de geautomatiseerde conversie.

Wat te Testen?

Om ervoor te zorgen dat alle gegevens correct overgezet worden van het oude naar het nieuwe systeem, kunt u verschillende testmethoden toepassen. Hier zijn enkele suggesties, vergelijkbaar met het controleren van verhuisdozen bij een verhuizing:

  • Aantallen: Controleer de aantallen van verschillende elementen, zoals het aantal dossiers op een afdeling, het aantal cliënten per hulpverlener en het aantal afspraken.
  • Details: Ga in detail na of alle informatie van een specifieke cliënt in het oude dossier overeenkomt met het nieuwe dossier. Controleer bijvoorbeeld of de tijdregistratie van een ZPM of Jeugdtraject correct is overgezet. Vergelijk ook de afspraken van een week in de agenda om te zien of deze allemaal juist zijn overgekomen.
  • Vergelijking: Houd in gedachten dat HCI GGZ niet dezelfde mogelijkheid heeft om beide systemen naast elkaar te zetten en te vergelijken zoals u dat kunt. Communiceer daarom eventuele verschillen duidelijk en geef waar mogelijk aan hoe deze opgelost kunnen worden.
  • Terugkoppeling: Communiceer de resultaten van uw tests terug naar ons. Verwacht en accepteer dat er waarschijnlijk verschillen zullen zijn tussen de systemen, maar zorg ervoor dat deze verschillen kunnen worden verklaard en opgelost, om zo tot een betere conversie te komen.

Door deze tests uit te voeren en de resultaten te delen, kunt u eventuele problemen identificeren en corrigeren voordat HCI GGZ in gebruik wordt genomen. Dit zorgt voor een soepele overgang en minimaliseert de kans op datafouten.

Tijdens het exporteren van gegevens uit het oude systeem kunt u alleen nog maar toegang hebben tot het oude systeem. Aangezien er geen wijzigingen meer worden doorgevoerd, is het belangrijk om deze periode zo kort mogelijk te houden. De overgang kan bijvoorbeeld buiten reguliere werktijden plaatsvinden, zoals ’s avonds of in het weekend, om verstoring van de werktijd te minimaliseren.

Het is bijna onvermijdelijk dat er gedurende deze overgangsperiode momenten zijn waarop het systeem niet beschikbaar is tijdens werktijd. Het is daarom verstandig om hierop voorbereid te zijn. Zorg ervoor dat er uitdraaien zijn van de agenda’s en geef medewerkers instructies over hoe ze tijdelijk informatie kunnen opslaan. Bijvoorbeeld door verslagen tijdelijk in een tekstverwerkingsprogramma bij te houden, zodat deze later weer in HCI GGZ kunnen worden ingevoerd.

Door deze voorbereidingen te treffen, minimaliseert u de impact van de overgangsperiode op de dagelijkse werkzaamheden en zorgt u ervoor dat er zo min mogelijk werktijd verloren gaat.

Go / No go

Na voltooiing van de conversie is er een moment waarop moet worden besloten of de conversie succesvol is verlopen en of het systeem in gebruik kan worden genomen. Een “go/no go” beslissing moet worden genomen. Hiervoor stelt u in overleg een procedure op die kan bestaan uit enkele basis tests die u zelf uitvoert. Pas nadat er een “go” is gegeven, krijgen de gebruikers toegang tot het systeem.

Nazorg

Wat als er toch iets mis blijkt te zijn met de conversie nadat HCI GGZ in gebruik is genomen? Natuurlijk is dit niet de bedoeling, maar het kan voorkomen. Afhankelijk van de ernst en de aard van het probleem en hoe vaak het voorkomt, kan worden gekozen voor:

  • een handmatige correctie;
  • afzien van correctie;
  • het schrijven van een programma dat de fout geautomatiseerd corrigeert.

Als het testproces goed wordt uitgevoerd, kan worden voorkomen dat de hele conversie opnieuw moet worden gedaan. Zulke verrassingen kunnen worden voorkomen.

Gedeeltelijke conversie

Een alternatief voor een geautomatiseerde conversie is een gedeeltelijke conversie. Hierbij worden bijvoorbeeld alleen de cliëntgegevens ingelezen, terwijl de overige gegevens handmatig worden ingevoerd. Dit kan een zeer kosteneffectieve werkwijze zijn. Bovendien kan dit worden uitgebreid naar het importeren van andere gegevens, zoals verslagteksten of afspraken. Sommige systemen bieden hiervoor een standaard importprocedure die door de klant zelf kan worden gebruikt. Het is echter belangrijk om op te merken dat deze aanpak veel nauwkeurigheid, kennis van zowel het oude als het nieuwe systeem en algemene computervaardigheden vereist, wat ook meer tijd kan vergen.

Testen is gratis training

Het testen van een conversie kan deels worden gezien als een training in, of op zijn minst een kennismaking met HCI GGZ. Als u dit voordeel wil benutten, kunt u hier rekening mee houden bij het inzetten van medewerkers voor het testen. Er kan nooit te veel getest worden.

Conversieplan

Het is niet mogelijk om binnen de context van dit artikel te bepalen wat de beste aanpak is voor een conversie, noch wat de inhoud van een standaard conversieplan moet zijn. We staan echter graag voor u klaar om samen een conversieplan op te stellen waarin de aanpak, afspraken en het stappenplan met een tijdschema zijn vastgelegd.

Medewerking van uw oude leverancier is noodzakelijk

Om een soepele overgang te realiseren, is de medewerking van uw oude leverancier essentieel. Zorg voor tijdige communicatie. Hoewel het voor uw oude leverancier wellicht moeilijk kan zijn om een klant te verliezen, is hun medewerking uiteindelijk vereist. U kunt een beroep doen op hun professionele houding. Onthoud dat het om úw gegevens gaat, waar u recht op heeft. De leverancier is verplicht deze te verstrekken (en kan hiervoor een redelijke vergoeding vragen).

Neem de tijd

Het belang van zelf testen kan niet genoeg worden benadrukt. U kent uw eigen organisatie en cliënten het beste. Vergelijk de volledigheid van dossiers in zowel het oude als het nieuwe systeem door steekproeven uit te voeren bij verschillende soorten cliënten en hulpverleners. Vraag de hulpverleners zelf ook om enkele dossiers te controleren met de opdracht “Vind je alles terug?”.

Eén aanspreekpunt

Veel grotere organisaties maken gebruik van een externe begeleider voor de implementatie van een nieuw EPD. Vaak wordt deze ook ingeschakeld om het conversieproces te begeleiden. Zorg ervoor dat duidelijk wordt afgesproken wie binnen uw organisatie het primaire aanspreekpunt is voor ons. Dit moet bij één persoon liggen die intern de inzet van eigen medewerkers in het conversieproces coördineert. Het gaat hier voornamelijk om het tijdig testen en het doorgeven van de resultaten aan ons.

Inrichten is iets anders dan converteren

Tijdens het conversieproces wordt vaak gelijktijdig het nieuwe systeem ingericht. Hierbij past u HCI GGZ aan voor gebruik binnen uw organisatie, met name door het opzetten van formulieren, sjablonen voor brieven en standaardteksten. Het is ideaal als de inrichting voltooid is voordat het systeem in gebruik wordt genomen, zodat u HCI GGZ kunt introduceren bij uw gebruikers, inclusief de benodigde trainingen.

Conclusie

De aanpak van de overstap naar een nieuw systeem hangt af van de omvang van uw organisatie en gegevens. Goede afstemming met zowel uw oude leverancier als HCI GGZ is essentieel. Ondanks dat het een flinke klus lijkt, is het ook een spannende periode waarin u kunt uitkijken naar de nieuwe mogelijkheden. Om in de metafoor van verhuizen te blijven: zodra u in uw nieuwe woning bent, kunt u daar vooral van genieten en is het doel bereikt. Mocht u vragen hebben of uw situatie willen bespreken, vul dan het contactformulier op deze website in. We nemen dan spoedig contact met u op. Met HCI GGZ hebben we al honderden diverse conversies uitgevoerd, wat altijd heeft geleid tot tevreden klanten en gebruikers van HCI GGZ.